Abwesenheitsmeldungen durch Eltern [ID 1645]

Mit dem Modul „Abwesenheiten“ können Eltern die Abwesenheit oder Verspätung ihres Kindes digital an die Schule melden. Die Schule legt fest, für welche Stufen dies möglich ist, wie weit im Voraus und zu welchen Uhrzeiten gemeldet werden darf.

Eltern wählen das betroffene Kind aus und entscheiden sich für eine von zwei Meldearten:

• "als abwesend melden": Angabe eines Zeitraums über „Von“ und „Bis“ (tagesbezogen).
• "als verspätet melden": Angabe eines Datums sowie der betroffenen Schulstunden („Von Stunde“/„Bis Stunde“).

Hinweise

• Das Modul ersetzt nicht die Entschuldigung der Fehlzeiten. Es dient dazu, den Verbleib abwesender Lernender frühzeitig zu klären, damit bei vorliegender Meldung keine weiteren Nachforschungen erforderlich werden. Die bestehende Entschuldigungspraxis bleibt unverändert (Attest, Klassenleitung, Fristen).
• Eine einmal abgesendete Meldung können Eltern nicht mehr ändern oder zurücknehmen. Korrekturen – etwa bei falschem Datum oder früherer Rückkehr des Kindes – laufen ausschließlich über den Kontakt zur Schule. Legen Sie dafür vorab eine Anlaufstelle fest und benennen Sie diese im Hinweistext.

Voraussetzungen

• Die Elternaccounts sind in der Benutzerverwaltung angelegt und den Kindern korrekt zugeordnet (Elternimport aus der LUSD).
• Die Lernenden sind mit einer gültigen Stufenzuordnung importiert.
• Die Lerngruppen wurden importiert (Lerngruppen → Import).
• Das Stundenraster ist unter Verwaltung → Zeiteinstellungen → Stundenraster gepflegt.
• Das Modul ist in der Verwaltung aktiviert und für die Zielgruppe Eltern freigegeben.
• Für die Abwesenheitskontrolle wird das Modul „mein Unterricht“ genutzt.

Freischaltung und Vergabe der Tooladmin-Rechte

Die Aktivierung erfolgt durch die Schuladmins unter Verwaltung → Menüeinträge und Tools verwalten. Es empfiehlt sich, die Sichtbarkeit zunächst auf die Tooladmins zu beschränken, alle Einstellungen vorzunehmen und die Kachel erst danach für Eltern freizugeben.

Einstellungen im Modul

a. Hinweistexte

Zwei Textfelder, beide unterstützen HTML-Formatierung:

• Hinweistext, der bei der Abwesenheitsmeldung erscheint – wird den Eltern in einem blauen Kasten oberhalb der Kinderauswahl angezeigt.
• Hinweistext, der bei Aufruf der Eltern außerhalb der Meldezeiten erscheint – wird anstelle des Formulars in einem roten Kasten angezeigt, wenn das Modul außerhalb des festgelegten Zeitfensters geöffnet wird. Dieses Feld sollte unbedingt gefüllt werden, da die Eltern sonst ohne Erklärung vor einer nicht nutzbaren Maske stehen.

 b. Zeitraum der Abwesenheitsmeldung (Beispiel)

Hinweise zur Wahl der Werte:

• Zwischen den beiden Uhrzeiten liegt ein Zeitfenster, in dem keine Meldung möglich ist. Genau hier greift der zweite Hinweistext.
• Die erste Uhrzeit sollte so gewählt werden, dass das Sekretariat/die Verwaltung vor Unterrichtsbeginn einen vollständigen Überblick hat, ohne Eltern auszuschließen, die erst kurz vor Schulbeginn feststellen, dass das Kind nicht die Schule besuchen kann. 

c. Stufenauswahl

Über die Checkboxen legen Sie fest, für welche Stufen Eltern eine Abwesenheitsmeldung abgeben dürfen. Angezeigt werden die Stufen, die durch den Lerngruppenimport an Ihrer Schule tatsächlich vorhanden sind. Die Auswahl wirkt sich unmittelbar auf die Elternansicht aus: Eltern sehen nur diejenigen ihrer Kinder, deren Stufe freigeschaltet ist. Sind alle Kinder einer Familie in nicht freigegebenen Stufen, erhalten die Eltern statt des Formulars einen entsprechenden Hinweis.

d. Kommentar

Über den Schalter ja/nein aktivieren Sie ein freiwilliges Kommentarfeld für die Eltern. Sinnvoll ist es für organisatorische Zusatzinformationen, etwa „kommt zur 3. Stunde“ oder „wird um 11:00 Uhr abgeholt“. Der Kommentar wird in der Meldungsübersicht in einer eigenen Spalte angezeigt.

Einstellungen für „mein Unterricht“

Über die Schaltfläche Einstellungen für „mein Unterricht“ oben rechts gelangen Sie zu den Optionen der Abwesenheitskontrolle. Dort werden die eingegangenen Elternmeldungen mit den in den Kursmappen erfassten Anwesenheiten aller Lerngruppen abgeglichen. Ungeklärte Fälle lassen sich so schnell identifizieren und gezielt nachverfolgen.

Legen Sie vor der Freigabe fest, wer diese Übersicht täglich einsieht (in der Regel Verwaltung oder Schulleitung) und bis wann ungeklärte Abwesenheiten abgearbeitet werden. Ohne diese Festlegung entsteht der häufigste Reibungspunkt: Meldungen liegen vor, werden aber nicht abgerufen.

Vor der Freigabe klären

• Abstimmung: Information von Kollegium, Schulelternbeirat und ggf. Schulkonferenz vor dem Start – insbesondere zur Abgrenzung von Meldung und Entschuldigung.
• Korrekturweg: Da Eltern Meldungen nicht ändern können, muss eine Anlaufstelle für Korrekturen benannt und im Hinweistext hinterlegt sein.
• Datenschutz: Keine Gesundheitsdaten. Das Modul weist die Eltern darauf hin; der eigene Hinweistext sollte es wiederholen. Die Aufnahme in das schulische Verarbeitungsverzeichnis ist zu prüfen.
• Zuständigkeit: Festgelegte Person für die tägliche Sichtung der Meldungen sowie eine benannte Vertretung.
• Alternativweg: Telefonnummer für Eltern ohne Portalzugang bzw. für Meldungen außerhalb der Meldezeiten – im Hinweistext hinterlegen.