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Adminmodul Datensynchronisation (ID 438)

Lösung

Frage:

Ich habe nach [ID 312], [ID 602] und [ID 603] den LUSD-Export durchgeführt und die Daten für LANiS aufbereitet. Wie kann ich nun meine aktuellen Schülerdaten mit dem neuen Export synchronisieren?

Antwort:

Die Synchronisation wird in zwei Phasen abgewickelt.
In der ersten Phase werden die neuen Schülerdaten importiert und aufbereitet.
In der zweiten Phase wird über einen halbautomatischen Abgleich die eigentliche Synchronisation durchgeführt.
Die zweite Phase unterteilt sich nochmals in vier Schritte:
1. Durchführung des automatischen Abgleichs
2. Durchführung des Halbautomatischen Abgleichs
3. Anlage neuer Schüler
4. Löschen von Schülern, welche die Schule verlassen haben.
 
Starten Sie, wenn nicht schon geschehen, das Adminmodul.

Wählen Sie aus der Menüleiste den Punkt "Tabellenbearbeitung" -> "Datensynchronisation (jederzeit)".
Hinweis: Die Funktion Tabellenbearbeitung -> Tabellenimport wird nach der Ersteinrichtung von LANiS nicht mehr benötigt.

 

 
Ein Hinweisdialog erklärt Ihnen das grobe Vorgehen (siehe Abbildung). Schließen Sie den Dialog mit einem Klick auf OK.

 

 
Die Prozedur der Datensynchronisation beginnt mit einem "Daten öffnen"-Dialog. LANiS benötigt die aktuelle Schülerliste als Textdatei. Wählen Sie Ihre Datei und klicken Sie auf Öffnen.

 

 
Die geöffnete Liste muss nun zuerst überprüft werden, bevor mit der Synchronisation begonnen werden kann. Hierzu wird die eingelesene Textdatei zuerst in ihre Bestandteile zerlegt. Klicken Sie im Dialog Jahresabgleich Phase 1: Prüfung der neuen Daten auf Daten umwandeln (2).

 

 
Das "ß" wirdautomatisch konvertiert. Eine Liste zeigt Ihnen der Namenskonvertierungen-Dialog (siehe Abbildung). Über den "Drucken"-Knopf kann die Liste ausgegeben werden. Über "Schließen" fahren Sie mit der Synchronisation fort.

 

 
Die einzelnen Zeilen der Schülerliste wurden auf die Spalten aufgeteilt, somit kann mit der Prüfung fortgefahren werden. Klicken Sie auf Daten prüfen (3). Sind alle Daten in Ordnung, können Sie mit einem Klick auf Weiter (4) die zweite Phase der Synchronisation beginnen.
 
Sollten beim Überprüfen Fehler auftreten, müssen diese korrigiert werden, bevor mit Phase 2 begonnen werden kann. Fehler werden in einem Hinweisfenster angezeigt (siehe Abbildung), das mit OK schlossen wird.
Hinweis: Fehler bei der Überprüfung kommen aufgrund des LUSDSchuelerKonverters nur noch sehr selten vor.

 

 
Die Fehler können im Feld Fehlerkommentar auf der rechten Seite des Dialoges herausgesucht werden (siehe Abbildung). Scrollen Sie so lange herunter, bis Sie einen Eintrag entdecken, bei dem die Daten nicht in Ordnung sind und klicken Sie diesen an. Die entsprechende Zeile wird markiert. Korrigieren Sie den Eintrag im Feld Schülerliste. Sie können dort direkt hineinschreiben, löschen und ändern. Achten Sie darauf, dass Sie keine ungewollten Änderungen in anderen Zeilen durchführen. Wiederholen Sie die Schritte, bis Sie alle Fehler korrigiert haben.
Hinweis: Die Einträge im Feld Fehlerkommentar werden nicht sofort angepasst.

 

 
Sind alle Fehler korrigiert, müssen die Daten erneut umgewandelt und überprüft werden. Klicken Sie Daten umwandeln (2), bestätigen Sie den Hinweis der Namenskonvertierungen mit Schließen und drücken Sie anschließend Daten prüfen (3). Wird links unten im Feld Fehlerzahl Null angezeigt, können Sie mit einem Klick auf Weiter (4) die zweite Phase des Abgleichs beginnen.
Hinweis: Tauchen weiterhin Fehler auf, wiederholen Sie die Korrekturschritte nochmals.

 

 
In der zweiten Phase des Datenabgleichs wird die aufbereitete Liste mit der Userliste in LANiS synchronisiert. Zu Beginn der Phase stehen alle Schüler der neuen Liste links im Feld "Schülerliste (neu)" und alle bestehenden Schüler im Feld "LANiS-Schülerliste (aktuell)".
Im ersten Schritt wird ein Datenabgleich vollzogen, der alle Schüler zusammenführt, bei denen sich zwischen den bestehenden Daten in LANiS und den neu eingelesenen Daten, maximal die Klasse verändert hat. Name, Vorname und Geburtsdatum haben sich nicht verändert. Diese Schüler verschwinden aus der Liste der neu anzulegenden und aus der Liste der aktuellen Schüler und werden im Feld "übernommene Schülerdaten" dargestellt. Als Klasse wird die neue Klasse hinterlegt. Um den Datenabgleich zu beginnen, klicken Sie auf den entsprechenden Knopf rechts unten.

 

 
Ein Hinweis (siehe Abbildung) erklärt, wie mit den noch nicht abgeglichen Schülern vorgegangen werden soll. Schließen Sie diesen mit einem Klick auf OK.

 

 
Übrig bleiben Schüler, die neu an der Schule sind, Schüler die die Schule verlassen haben und Schüler deren Name, Vorname oder Geburtsdatum sich geändert haben. Die Daten des Schülers verändern sich, z.B. wenn er falsch in der ursprünglichen Schülerliste erfasst war und der Eintrag korrigiert wurde.
Hinweis: Sind die beiden Listen (neue Schüler, zu löschende Schüler) leer, ist der Abgleich beendet und die Maske kann über "Schließen" beendet werden.
Bevor Schüler neu angelegt und alte gelöscht werden, sollten die Listen auf Änderungen der persönlichen Daten untersucht werden. Ansonsten würden Schüler zwar mit ihren neuen Daten erstellt, allerdings gingen die im persönlichen Laufwerk gespeicherten Daten verloren, da ihr ehemaliges Konto gelöscht wurde. Bei der Suche wird der Administrator durch die Halbautomatik unterstützt. Die Halbautomatik vergleicht alle Schüler der Liste neu anzulegende Schüler, mit allen Schülern aus der Liste der aktuellen Schüler. Über einen Schieberegler kann die Anzahl der Kriterien bestimmt werden, die beim Vergleich übereinstimmen sollen.
Folgende Kriterien werden überprüft: 1. Vorname 2. Nachname 3. Geburtsjahr 4. Geburtsmonat, 5. Geburtstag. Belassen Sie die Übereinstimmungen auf 4 und klicken Sie auf Halbautomatik.

 

 
Stimmen zwei Datensätze in vier Kriterien überein, erscheint ein Bestätigungsdialog der abfragt, ob es sich beim ermittelten Schüler um den gleichen Schüler handelt. Unten ist zu sehen, dass sich das Geburtsdatum des Schülers möglicherweise durch eine falsche Eingabe geändert hat - zu Erkennen an der Einfärbung der Felder. Veränderungen werden immer farblich markiert. Der Administrator entscheidet, ob die beiden angelegten Schüler identisch sind. Ist es der gleiche Schüler, muss im Bestätigungs-Dialog der "Ja"-Knopf gewählt werden. Hierdurch wird der Schüler in die Liste der zu übernehmenden Schülerdaten mit seinen neuen Daten aufgenommen und verschwindet aus den beiden anderen. Handelt es sich nicht um den gleichen Schüler, wird der "Nein"-Knopf gewählt.
Hinweis: Abbrechen unterbricht den gesamten Vergleichsvorgang.

 

 
Im zweiten Beispiel hat sich der Vorname der Schülerin verändert (siehe Abbildung), die anderen vier Kriterien Nachname, Geburtsjahr, Geburtsmonat und Geburtstag stimmen überein.
Hinweis: Sollten Sie sich nicht sicher sein, ob es sich um den gleichen Schüler handelt, ist es das Sinnvollste die Fälle zu notieren, Nein zu wählen, und sie im Sekretariat zu klären. Handeln Sie alle Fälle mit vier übereinstimmenden Kriterien nach eigenem Ermessen ab.