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Adminmodul Menü Tabellenbearbeitung (ID 430)

Lösung

Menü Tabellenbearbeitung

Die Funktionen in diesem Menü ermöglichen es, größere Datenmengen (Schüler- bzw. Lehrerlisten) mit geringem Aufwand in das LANiS-System einzupflegen. Hierbei können Daten aus der LUSD (Lehrer- und Schülerdatenbank) einfach integriert werden. Weiterhin können Listen generiert und exportiert werden. Mit den Funktionen Datensynchronisation und Schuljahresübergang werden die Schülerdaten auf eine aktuelle Schülerliste (z.B. zu Beginn eines neuen Schuljahres) umgesetzt.

 

Bild: Menü Tabellenbearbeitung

 

Tabellenimport
Tabellenexport

Datensynchronisation (jederzeit)

Schuljahresübergang

Tabellenimport

Mit Tabellenimport kann eine User-Tabelle neu aufgebaut bzw. ergänzt werden.

 

Bild: Importdatei

 

Bei der Ausführung der Funktion Tabellenimport werden die Daten aus einer Textdatei eingelesen. Für jeden Benutzer wird ein User-Verzeichnis angelegt und ein Passwort generiert. Der Tabellenimport wird im Normalfall nur bei der Ersteinrichtung von LANiS benötigt. Einmal importiert, werden die Schülerdaten später nur noch synchronisiert. Der Import wird in fünf Schritten durchgeführt:

 

  • Tabelle öffnen
  • Daten umwandeln
  • Passworte generieren
  • Daten prüfen
  • Daten übergeben

 

Der Importvorgang kann jederzeit über den Schließen-Knopf unterbrochen werden, ohne Daten zu importieren. Die einzelnen Schritte finden sich als Buttons auf der Importmaske wieder. Die Schritte müssen in der vorgegebenen Reihenfolge durchlaufen werden.

Tabelle öffnen (1)

Die Daten der User-Tabelle werden aus einer CSV-Datei eingelesen, welche die Dateiendung txt haben muss. Die Zeilen der Datei müssen dabei dem folgenden Format entsprechen:

Nachname;Vorname;Klasse;TT.MM.JJJJ

Die CSV-Datei kann aus der aktuellen LUSD generiert werden (siehe FAQ Import aus LUSD). Für VHS-Kurse oder Schüler aus anderen Schulen kann die Datei aber auch manuell erstellt werden. Bei den Lehrern sollte die Klassenbezeichnung 00Lehrer lauten.

 

Bild: Auswahl der entsprechenden Textdatei

 

Im ersten Schritt wird die Quelldatei gewählt, die die zu importierenden Daten enthält. Die Datei muss nicht auf den Server kopiert werden, sondern kann sich an einer beliebigen Stelle, z.B. einem USB-Stick, befinden. Wurde eine passende Datei gewählt, öffnet sich die Tabellenimportmaske mit einer Übersicht der importierten Daten im Feld Schülerliste

Hinweis: Die Feldüberschrift ist immer Schülerliste, auch wenn Lehrer oder schulfremde Benutzer importiert werden sollen.

 

Bild: Tabelle nach dem Einlesen

 

Daten umwandeln (2)

Bild: Tabelle nach dem Umwandeln der Daten

 

Während der Datenumwandlung wird die eingelesene Datei in ihre Bestandteile (Vorname, Nachname, Klasse und Geburtstag) zerlegt. Besondere Buchstaben wie é werden dabei in einfache Buchstaben konvertiert. Treten Namensgleichheiten auf, wird der Benutzername mit einer Ziffer ergänzt.

 

Bild: Passwort-Selektion

 

Passworte generieren (3)

Als Eingangs-Passwort für jeden User kann eine Zufallszahl (10000–19999), das Geburtsdatum (im Format TTMMJJJJ), ein vom Admin gewähltes Einheitspasswort oder ein sechsstelliges komplexes Passwort ausgewählt werden.

Wir empfehlen das Geburtsdatum zu wählen und jeden Schüler aufzufordern, dieses umgehend zu ändern. Das mühsame Austeilen von Passwortlisten oder gar einzelnen Passwörtern an die Benutzer entfällt somit.

 

Bild: Gruppe auswählen

 

Daten prüfen (4)

Nach einer erfolgten Datenprüfung können die User einer Standardgruppe (Schüler bzw. Lehrer) zugeordnet werden. 

 

Daten übergeben (5)

Alle User-Daten ohne Fehlerkommentar (Daten ok) können in den Datenbestand übernommen werden. Fehlerhafte Datensätze können in der Liste mit der Überschrift Schülerliste bearbeitet werden. Sind fehlerhafte Einträge korrigiert, müssen die Schritte zwei bis fünf wiederholt werden. Parallel sollten die fehlerhaften Schüler in der LUSD angepasst werden, um spätere Synchronisationsvorgänge zu vereinfachen. Fehler treten auf, wenn beispielsweise Sonderzeichen im Namen verwendet wurden.

 

Bild: Datenübersicht im Hauptfenster nach der Datenübergabe.

 

Im letzten Schritt muss die Datentabelle noch an den FTP-Server übergeben werden (siehe User-Tabelle speichern).

Tabellenexport

 

Bild: Tabellenexport

 

Mit Tabellenexport kann eine CSV-Datei mit den Benutzerdaten exportiert oder gedruckt werden. Dabei werden von allen Benutzern der aktuellen Benutzertabelle die ausgewählten Felder exportiert. Das Verzeichnis für den Export kann vom Benutzer festgelegt werden, ebenso kann bestimmt werden, ob die Daten mit Komma, Semikolon oder Trennstrich getrennt werden sollen. Die exportierte Tabelle kann in einem beliebigen Verzeichnis abgelegt werden. Die Dateiendung .txt wird automatisch angehängt.

Datensynchronisation

Bei diesem Vorgang werden alle vorhandenen User der Gruppe schüler mit einer neuen Schülerliste (Vorname;Nachname;Klasse;TT.MM.JJJJ) verglichen. Dieser Vorgang ist dann sinnvoll, wenn sich am Anfang des Schuljahres Veränderungen innerhalb der Schülerschaft ergeben.

Wir empfehlen diesen Vorgang im Verlaufe eines Schuljahres (2-3 mal) durchzuführen, um Änderungen, die sich in der Schülerkartei ergeben haben (Neuzugänge, Abgänge, Datenänderungen), möglichst zeitnah zu erfassen.

 

Bild: Datensynchronisation Hinweis

 

Die neue Datentabelle kann durch einen Export aus der LUSD erfolgen. Diese kann über eine Dateiauswahlbox von einem beliebigen Datenträger geladen werden.

Schüler die neu sind, können aufgenommen werden, Schüler die nicht mehr in der neuen Liste enthalten sind, können gelöscht werden. Bei übereinstimmenden Daten (alte Liste, neue Liste), werden die Daten beibehalten. Haben sich Merkmale geändert (Klassenzugehörigkeit), so werden diese Änderungen übernommen. Die User aus den anderen Gruppen (Lehrer und benutzerdefinierte Gruppen) werden dabei nicht in den Datenabgleich eingeschlossen. Sollten sich bei diesen Gruppen auch Änderungen ergeben haben (Zugänge und/oder Abgänge von Lehrern), so müssen diese aus dem Admin-Modul heraus per Hand bearbeitet werden.

Nach dem Start der Funktion öffnet sich ein Auswahlfenster in dem die neue Datentabelle gewählt werden kann. Nach dem Öffnen, werden die neuen Daten in der Tabellenimportübersicht angezeigt.

Die Daten werden analog zum Tabellenimport zerlegt, geprüft und mit dem Weiter-Button an das Datenabgleichfenster übergeben (siehe Tabellenimport).

 

Bild: Prüfung der neuen Daten

 

Aufgrund unserer Erfahrungen hat sich gezeigt, dass eine vollkommen automatisierte Datensynchronisation nicht realisierbar ist, da sich die synchronisationsrelevanten Daten einer Person (Vorname, Nachname und Geburtsdatum) in der neuen Schülerliste, aufgrund von Datenkorrekturen, geringfügig geändert haben können.

Um diesem Problem zu begegnen, besteht nach dem Vorgang der automatischen Synchronisation die Möglichkeit, eine manuelle Synchronisation durchzuführen.

 

In der zweiten Phase des Datenabgleichs wird die aufbereitete Liste mit der Userliste in LANiS synchronisiert. Zu Beginn der Phase stehen alle Schüler der neuen Liste links im Feld neu anzulegende User und alle bestehenden Schüler im Feld zu löschende User.

 

Im ersten Schritt wird ein Datenabgleich vollzogen, der alle Schüler zusammenführt, bei denen sich zwischen den bestehenden Daten in LANiS und den neu eingelesenen Daten, maximal die Klasse verändert hat. Name, Vorname und Geburtsdatum haben sich nicht verändert. Diese Schüler verschwinden aus der Liste der neu anzulegenden und aus der Liste der zu löschenden Schüler und werden im Feld übernommene Schülerdaten dargestellt. Als Klasse wird die neue Klasse hinterlegt.

 

Der Datenabgleich beginnt über den entsprechenden Knopf rechts unten im Dialog.

 

Bild: Datenabgleich

 

Meist bleiben Schüler in beiden Listen (neu und zu löschende) stehen. Bevor diese neu angelegt und alte gelöscht werden, sollten die Listen auf Änderungen der persönlichen Daten untersucht werden. Ansonsten würden Schüler zwar mit ihren neuen Daten erstellt, allerdings gingen die im persönlichen Laufwerk gespeicherten Daten verloren, da ihr ehemaliges Konto gelöscht wurde. Bei der Suche wird der Administrator durch die Halbautomatik unterstützt. Die Halbautomatik vergleicht alle Schüler der Liste neu anzulegende Schüler, mit allen Schülern aus der Liste der zu löschenden Schüler. Über einen Schieberegler kann die Anzahl der Kriterien bestimmt werden, die beim Vergleich übereinstimmen sollen. Folgende Kriterien werden überprüft:

 

  • Vorname
  • Nachname
  • Geburtstag
  • Geburtsmonat
  • Geburtsjahr

 

Üblicherweise wird die Halbautomatik zuerst mit vier und dann mit drei Übereinstimmungen durchgeführt.

 

Bild: Datenabgleich - Halbautomatik

 

Stimmen zwei Datensätze in der gewählten Anzahl an Kriterien überein, erscheint ein Bestätigungsdialog der abfragt, ob es sich beim ermittelten Schüler um den gleichen Schüler handelt. In der Abbildung ist zu sehen, dass sich die Klasse und der Nachname des Schülers geändert haben, zu erkennen an der Einfärbung der Felder. Veränderungen werden immer farblich markiert. Der Administrator entscheidet, ob die beiden angelegten Schüler identisch sind. Ist es der gleiche Schüler, muss im Bestätigungs-Dialog der Ja-Knopf gewählt werden. Hierdurch wird der Schüler in die Liste der zu übernehmenden Schülerdaten mit seinen neuen Daten aufgenommen und verschwindet aus den beiden anderen. Handelt es sich nicht um den gleichen Schüler, wird der Nein-Knopf gewählt.

 

Hinweis: Abbrechen unterbricht den gesamten Vergleichsvorgang.

 

Zum Abschluss müssen die verbleibenden Benutzer in der rechten und mittleren Liste bearbeitet werden. Durch Betätigen des Knopfes Daten anlegen werden die neu anzulegenden Schüler an den Tabellenimport übergeben und können dort in das System eingepflegt werden (siehe Tabellenimport).

 

Bild: User-Verzeichnis-Behandlung

 

Mit dem Button Daten löschen werden alle Benutzer aus der aktuellen Benutzerdatei gelöscht. Es erfolgt eine Abfrage, wie mit den Benutzerverzeichnissen verfahren werden soll:

 

  • Userverzeichnis löschen - Entfernt das Verzeichnis der Benutzer umgehend und unwiederbringlich. Daten können nur aus einer Sicherung wiederhergestellt werden. Achtung: Das Verzeichnis wird sofort gelöscht und nicht erst bei der Speicherung der Usertabelle.
  • Userverzeichnis verschieben - Verschiebt die Benutzerverzeichnisse in den Ordner L:\admin\_deleted_users, dies hat den Vorteil, dass die so gelöschten User einfach wiederhergestellt werden können.

Unsere Empfehlung lautet an dieser Stelle, die Verzeichnisse nicht zu löschen, sondern zu verschieben. Nach Abschluss der Synchronisation kann die Maske geschlossen werden. Für die Übernahme der Änderung muss die neue User-Tabelle noch an den FTP-Server übertragen werden (User-Tabelle speichern)

 

Eine ausführliche Beschreibung der Datensynchronisation befindet sich in der FAQ.

Schuljahresübergang

Bild: Untermenü Schuljahresübergang

 

Der Schuljahresübergang dient der ersten Datensynchronisation der Schüler im neuen Schuljahr. Neben dem normalen Datenabgleich werden hierbei noch alle Klassen- und Kurszuordnungen der Lehrer archiviert und anschließend gelöscht. Die Daten bleiben erhalten und können über den Archivordner eingesehen werden.

 

Der Schuljahresübergang findet in vier Phasen statt:

 

Phase 1: Auflösung Kurs- und Klassendaten

In der ersten Phase werden alle Kurs- und Klassenzuordnungen aufgelöst. Innerhalb des Lehrermoduls sind anschließend keine Zuordnungen mehr vorhanden. Die Datenordner bei Lehrern und Schülern bleiben vorhanden.

 

Phase 2: Lehrermodul sperren

In der zweiten Phase wird im Lehrermodul eine Sperre gesetzt. Damit wird verhindert, dass ein Lehrer sich, während neue Schülerdaten eingespielt werden, neue Zuordnungen anlegen kann.

 

Phase 3: Datensynchronisation

Die aktuellen Daten der Gesamtschülerliste werden importiert und mit der bestehenden Schülerliste abgeglichen. Die Phase ist identisch mit der Datensynchronisation. Die aktuellen Schülerdaten müssen vorher aus der LUSD exportiert werden.

 

Phase 4: Sperrung des Lehrermoduls aufheben

Zum Abschluss wird die Sperrung des Lehrermoduls wieder zurückgenommen. LANiS ist wieder vollständig einsatzbereit.

 

Die vier Phasen sollten an einem Stück abgearbeitet werden. Eine Phase wird mit dem entsprechenden Menüpunkt gestartet. Nach dem Durchlauf muss die Benutzertabelle gespeichert werden. Eine ausführliche Beschreibung des Vorganges finden Sie in der FAQ unter der Frage: Wie führe ich einen Jahresübergang durch?

 
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Artikeldetails
Artikel-ID: 430
Kategorie: Help
Datum (erstellt): 18.02.2015 17:09:52
Bewertung (Stimmen): Artikelbewertung 3.1/5.0 (25)

 
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